Verwendung von Terminkategorien in Terminierungsprojekten

Um Termine nach ihrem Zweck oder Grund besser einteilen bzw. unterscheiden zu können, wurde in WINcontact der Begriff der „Terminkategorie“ eingeführt. Typische Beispiele für Terminkategorien sind „Termin beim Kunden“, „Telefontermin“, „Messetermin“ etc. pp. Derartige Kategorien lassen sich nun im Terminierungsmodul projektspezifisch anlegen und mit einem speziellen Farbcode versehen.

Diese Farbcodes dienen als optischer Blickfang sowohl in der Listendarstellung der Termine im Administration-Center als auch zur Kennzeichnung der Termine im Terminkalender selbst. Jeder Termin kann übrigens auch eine Kombination verschiedener Terminkategorien zugeordnet werden, was die Flexibilität dieser Funktionalität in der Anwendung weiter erhöht.

Termine lassen sich sowohl in allen WINcontact-Terminkalendern als auch über ein entsprechendes Menü in der tabellarischen Terminübersicht des Administration-Centers kategorisieren.

Wie kann ich die ungefähre Fahrzeit zwischen zwei Außendienstterminen bestimmen?

Bei der Festlegung von Außendienstterminen am selben Tag spielt die Fahrzeit zwischen den Besuchsorten eine wichtige Rolle. Ideal wäre es, wenn der Callagent noch während des Gespräches einschätzen könnte, wie lange der Zwischenraum zwischen dem Ende des Termins A und dem Beginn des Termins B ist. Im Terminierungsclient kann dieses Problem über eine Routenplanung über das Internet (via Google Maps) gelöst werden:

Sobald Sie einen weiteren Termin am selben Tag in den Terminkalender eines Außendienstmitarbeiters eintragen und Sie die Datumsspalte fokussieren, erscheint in der Werkzeugleiste (unten) ein Button mit dem Routenplaner-Icon:

Wenn Sie darauf klicken (bestehende Internetverbindung Voraussetzung), dann wird Ihnen die Route zwischen den Orten sowie die ungefähren Fahrzeit berechnet:

In diesem Beispiel beträgt die Fahrzeit rund eine halbe Stunde.

Was ist ein "Terminierungsprojekt"?

WINcontact kann sehr effektiv zur telefonische Akquise von Besuchsterminen für Außendienstmitarbeiter verwendet werden. Dazu dient das für diesen Zweck optimierte Terminierungsmodul im Clientprogramm:

Ein Terminierungsprojekt ist in WINcontact ein spezialisiertes Outboundprojekt. Es kann einen ganz normalen Fragenkatalog enthalten, in dem während eines Gesprächs für die Firma oder den Außendienstmitarbeiter relevante Daten eingetragen werden können. Der Unterschied zu einem normalen Outbound-Projekt besteht dabei lediglich darin, dass im Client immer eine zusätzliche Seite mit dem Terminkalender eines Außendienstmitarbeiters angeboten wird. Darin ersieht der Callagent die Datums- und Zeitbereiche, die für eine Terminierung noch frei sind. Der Kalender selbst kann für jeden Außendienstmitarbeiter frei konfiguriert werden (Arbeitszeiten, Sperrzeiten, Maximalzahl Termine pro Tag, "Granulierung" der Zeitachse etc.).

Zusatzfunktionen im Terminierungsclient 

• Aufblenden der Zieladresse in Google Maps (Internetverbindung erforderlich)
• Routenplanung zwischen mindestens zwei Terminen am gleichen Tag (Internetverbindung erforderlich)
• Ersten freien Termin suchen
• Entfernung vom "aktuellen" Termin zu anderen Terminstandorten in der Zukunft berechnen (in Kilometer)
• Drei verschiedene Terminierungsmodi: Serienterminierung / Gruppenterminierung / Einzelterminierung

Das Modul garantiert, selbst wenn mehrere Callagenten unabhängig voneinander für ein und demselben Außendienstmitarbeiter telefonieren, dass es zu keinen Terminüberschneidungen oder zu unpassend langen Wegen zwischen zwei Terminen kommt.