Anlage eines neuen Mandanten

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen erklären, wie man in WINcontact einen neuen Mandanten anlegt und was dabei eventuell zu beachten ist.

Unter einem „Mandanten“ verstehen wir in WINcontact so etwas wie eine Adressensammlung – genauer den Speicherort für Adressen sowie weiterer, Adressen zuzuordnender Daten wie beispielsweise Angaben zu Jahresumsätzen, Anzahl Mitarbeiter, Branchen etc. pp. 

Mandanten im Projektbaum

Neben WINcontact-Standardtabellen wie ADRESSEN, APARTNER zur Erfassung beliebig vieler Ansprechpartner zu einer Adresse und KOMMUNIKATION zur Erfassung beliebig vieler Kommunikationskanäle zu einer Adresse können Sie selbst wiederum beliebig viele eigene - wir sagen „nutzerdefinierte Zusatz-Tabellen“ - in einem Mandanten anlegen, um darin Informationen zu speichern, für die standardmäßig in den WINcontact-Tabellen keine Felder vorgesehen sind. 

Tabellen in einem WINcontact-Mandanten (SQL-Manager)

Diese Zusatztabellen können Sie übrigens auch projektübergreifend in den Fragenkatalogen der dem Mandanten untergeordneten Telefonmarketing-Projekte verwenden. 

Der Vorteil eines Mandanten liegt darin, dass alle darin enthaltenen Daten in einer eigenen Datenbank gesammelt werden und man auf diese Daten auch nur über die dem Mandanten untergeordneten Projekte zugreifen kann. Als Call-Center wird man deshalb die Daten eines Auftragsgebers immer in einem entsprechenden Mandanten verwalten, weshalb es auch Sinn macht, den Aliasnamen des Mandanten im Projektbaum auch nach dem Auftraggeber – z. B. „RMS-systems“ – zu benennen. Auch wird auf diese Weise eine Datensicherung mit WINcontact-Mitteln stark vereinfacht, da Mandanten – eventuell mit den untergeordneten Projekten – separat gesichert oder archiviert werden können. Stichwort ist hier "WCBackup" - das spezielle Backup-Programm von WINcontact.

Den Menüpunkt, unter dem man einen neuen Mandanten anlegen kann, finden Sie im Projektbaum im Kontextmenü des Eintrags ADMINISTRATOR.

In das entsprechende Dialogfenster tragen Sie als Erstes den von Ihnen frei wählbaren Aliasnamen des neuen Mandanten ein, also beispielsweise den Firmennamen Ihres Auftraggebers. Diesen Aliasnamen können Sie übrigens später jederzeit ändern.

Etwas mehr Überlegung erfordert die Einstellung „Dublettenmanagement“. Was bedeutet das? 

Ein Adressenverwaltungsprogramm ist immer bemüht, sogenannte „Dubletten“ zu vermeiden, also Mehrfacheinträge ein und derselben Adresse. Auch WINcontact ist bemüht, Dubletten – soweit logisch möglich – zu verhindern. Dazu wurde ein spezieller Mechanismus in das Programm integriert, mit dessen Hilfe sowohl Dubletten im zu importierenden Ausgangsdatenbestand – also z. B. der Adressen-Excel-Tabelle, die Sie von Ihrem Kunden oder einen Adressbroker erhalten haben – als auch im Mandanten selbst automatisch gefunden werden können. Das Stichwort dazu ist „Doublecode“. 

Wenn Sie also einen neuen Mandanten anlegen, sollten Sie die Auswahl „WINcontact Doublecode mandantenweit“ möglichst immer beibehalten. Es gibt aber auch noch zwei weitere Möglichkeiten, die der entsprechenden Klappbox zur Auswahl angeboten werden - „ohne Prüfung“ ist dabei selbsterklärend. Die Auswahl „definiertes Feld zur Dublettenprüfung“ sollten Sie dagegen immer dann ins Auge fassen, wenn Ihre in den Mandanten zu importierenden Adressen ein eindeutiges Merkmal wie z. B. eine Kundennummer oder ähnliches besitzen. In diesem Fall können Sie in dieser Klappbox das Datenbankfeld im Mandanten auswählen, in das Sie dieses eindeutige Merkmal importieren möchten. Gewöhnlich ist dass die Kundennummer oder eins der fünf Statusfelder.

In diesem Fall hier wollen wir aber auf das Doublecode-Management von WINcontact zur Vermeidung von Dubletten zurückgreifen.

Ob Sie in das Bemerkungsfeld etwas eintragen, bleibt Ihnen überlassen. Diese Eintragungen reichen völlig aus, um den Mandanten anzulegen – Sie sehen das daran, dass nun die Schaltfläche „Anlegen“ freigeschaltet ist.

Aber es gibt noch einen weiteren Reiter in diesem Dialogfenster – Übernahme. Hier haben Sie die Möglichkeit, in anderen Mandanten bereits angelegte Zusatztabellen, Vorgabetabellen, Reporte etc. mit zu übernehmen, wobei i. d. R. nur deren Struktur und nicht der Inhalt – natürlich mit Ausnahme von Vorgabetabellen und Robinsonlisten – angelegt wird. Das hilft oftmals eine Menge Schreibarbeit zu sparen.

Nach der Anlage finden Sie den neuen Mandanten links im Projektbaum unter dem gewählten Aliasnamen – hier also „RMS-SYSTEMS“. Bevor Sie fortfahren, sollten Sie aber über das Kontextmenü die Erstellungsmaske über den Menüpunkt „Mandant editieren“ noch einmal öffnen und das nun freigeschaltene Markierungsfeld „Erzeugen von detaillierten Mandantenhistorie-Einträgen“ ankreuzen. Ab jetzt werden nämlich alle Änderungen am Mandanten intern mitprotokolliert und sind damit später über den Reiter „Historie“ nachvollziehbar.

Die nächste Frage, die sich stellt, ist die Frage, wie man Adressen in den Mandanten hinein bekommt, oder anders ausgedrückt – wie funktioniert eigentlich der Adressenimport in WINcontact? 

Das Stichwort lautet hier „Importskript“, unter dem Sie auch die Importfunktionen im Kontextmenü des Mandanten finden. Das sich hinter diesem Stichpunkt sich verbergende Importmodul für Adressen und anderen strukturiert vorliegenden Daten ist sehr leistungsfähig, weshalb es auch in seiner Gänze in einem anderen Blogbeitrag bzw. Videotutorial vorgestellt wird. Hier nur so viel:

Da Adressdaten was Dateiformat und Tabellenstruktur betrifft, in verschiedenster Form vorliegen kann, muss man dem Computer quasi erklären, wie und welche Daten aus der Importdatei in welche Tabellen und Felder in WINcontact zu importieren sind. Dies leistet in WINcontact der „Importskript“, der für die jeweils zu importierende Adressendatei über einen speziellen „Assistenten“ erstellt werden muss. Liegt er aber einmal vor, dann kann er immer wieder zum Adressenimport verwendet werden, solange sich das Dateiformat und die Struktur der Adressdaten – also beispielsweise die Namen der Spaltenheader in einer Adressen-Exceltabelle – nicht verändern. Solch ein Importskript besitzt dann einen festen Namen, über den er dann entsprechend ausgeführt werden kann.

Auch nach dem Adressenimport bietet WINcontact noch die Möglichkeit, mittels eines speziellen, unter „Zusatz-Werkzeuge“ angesiedelten Assistenten nach Adressen mit fehlenden oder fehlerhaften Adressangaben zu suchen, eventuelle vom System nicht erkannte Dubletten zu detektieren oder einfach die vorhandenen Daten mit anderen Daten anzureichern. So lässt sich z. B. der Name einer Person anhand des Vornamens mit der geschlechtsrichtigen Anrede versehen, sollte sie im Ausgangsdatenbestand nicht vorhanden gewesen sein. Diese Funktion ist beispielsweise in Serienbriefprojekten, bei denen es ja gerade auf eine korrekte Anrede ankommt, äußerst nützlich.

Es lohnt sich also, sich mit diesem Tool einmal ausführlich zu beschäftigen…

Eine besonders häufig genutzte Funktion dient der Erstellung nutzerdefinierter Zusatztabellen. Die Datensätze einer solchen Tabelle sind in WINcontact über eine "eins zu eins – Beziehung" mit den Adressen in der WINcontact-Adressentabelle verbunden. Man kann sie sich deshalb quasi um eine Erweiterung der Adressentabelle um weitere Datenfelder vorstellen. Angenommen, die Excel-Tabelle, die Sie von Ihren Kunden mit den einzuspielenden Adressen bekommen haben, enthält Spalten mit Daten, für die es in der Adressentabelle von WINcontact keine Felder gibt, dann sollten Sie einfach eine entsprechende Zusatztabelle dafür anlegen. 

Und das ist ganz einfach: In diesem Dialog geben Sie erst einmal einen selbstgewählten Tabellennamen ein – z. B. ZUSATZ – und danach definieren Sie in der Tabellenansicht die entsprechenden Datenfelder mit ihrem dazugehörigen Datentypen. Anschließend speichern Sie die neue Tabelle, die nun sowohl im Importmodul als auch im Fragenkatalogdesigner der zum Mandanten gehörenden Projekte zur Verfügung steht.

Wenn Sie also in Ihrer Adressen-Importtabelle Daten haben, die Sie im Projekt benötigen, für die es aber in der ADRESSEN-Tabelle des Mandanten keine Felder gibt, dann erzeugen Sie eine oder mehrere Zusatztabellen. Das sollten Sie natürlich tun, bevor Sie beispielsweise den Importskript erstellen und benutzen…

Im Kontextmenü des Mandanten finden Sie übrigens noch eine Vielzahl weiterer Funktionen, über die Sie Erläuterungen in der kontextsensitiven Hilfe von WINcontact finden. An dieser Stelle sei nur auf das Zusatz-Werkzeug „Mandant leeren“ hingewiesen, mit dem Sie den kompletten Mandanten wieder auf den „Null-Zustand“ bringen können. Über die Funktion „Adressen nach Importdatum löschen“ können Sie – soweit deren Daten noch nicht explizit einem Projekt zugewiesen worden sind – einzelne Importmargen wieder aus dem Mandanten entfernen.