Wiedervorlagen, allgemein

Um es kurz mit Theodor von Fontane zu sagen: Wiedervorlagen "sind ein weites Feld". In diesem einleitenden Posting möchte ich nur kurz einige Aspekte dieses Themas behandeln und die damit im Zusammenhang stehenden Begriffe erläutern, soweit sie in WINcontact eine Rolle spielen. 

Wiedervorlage und Anwahlversuche

In WINcontact unterscheiden wir zwischen Wiedervorlagen und Anwahlversuchen. Der Unterschied zwischen beiden besteht im Wesentlichen darin, dass eine Wiedervorlage ein Gespräch mit der Zielperson voraussetzt und mit ihm ein genau terminierter (Datum und Uhrzeit) Wiederanruf ausgemacht wird. Ein Anwahlversuch bedeutet dagegen, dass die Zielperson telefonisch nicht erreicht wurde und sich ein nochmaliger Anruf entweder nicht lohnt (z. B. falsche Telefonnummer, Faxton; "Anwahlversuch erledigt") oder in einem im Projekt festgelegten Zeitregime weitere Kontaktversuche erfolgen, bis eine einstellbare Maximalzahl erreicht ist. Erst dann wird die entsprechende Adresse in der Abarbeitungsliste auf "Erledigt" gesetzt.

Persönliche Wiedervorlage

In WINcontact werden bezüglich Wiedervorlagen zwei Bearbeitungsmodi unterschieden. Im Modus "Persönliche Wiedervorlage" zieht der Callagent nur Wiedervorlagen, die er selbst angelegt hat. Im zweiten Modus können dagegen anstehende Wiedervorlagen unabhängig von dem Callagenten, der sie angelegt hat, von allen am Projekt angemeldeten Callagenten gezogen und bearbeitet werden.

Zeitfenster

Eine Wiedervorlage ist in WINcontact durch ein Wiedervorlagedatum und eine Wiedervorlagezeit charakterisiert. Das Clientprogramm ist so ausgelegt, dass es eine Wiedervorlage am Wiedervorlagedatum möglichst genau zum Wiedervorlagezeitpunkt zur Bearbeitung vorlegt. Ab diesem Moment wirkt ein Zeitfenster derart, dass, wenn die Wiedervorlage nicht innerhalb dieses Zeitfensters bearbeitet wurde, diese Wiedervorlage am Ende des Zeitfensters aus dem Client genommen wird. Die Idee, die dahinter liegt, ist Folgende: Wenn ich mit einem Kunden einen Anruftermin vereinbare, z. B. 14 Uhr, dann kann ich davon ausgehen, dass er nicht früh um 8 Uhr oder Mittags um 12 Uhr angerufen werden möchte, sondern möglichst gegen 14 Uhr. Es macht also Sinn, für Wiedervorlagen ein Zeitfenster einzuführen. Selbstverständlich ist deren zeitliche Länge projektabhängig einstellbar.

Wiedervorlageerinnerungstool

Ist das nicht ein schöner Begriff? Angenommen, Sie als Callagent arbeiten an mehreren Projekten (hintereinander, nicht zugleich) und produzieren persönliche Wiedervorlagen am laufenden Band. Dann kann es irgendwann passieren, wenn Sie gerade am Projekt A arbeiten, im Projekt B und C Wiedervorlagen anliegen, die natürlich nicht gezogen werden, da sich ihr Clientprogramm ja gerade mit dem Projekt A beschäftigt. Damit Ihnen diese Wiedervorlagen "nicht durch die Lappen gehen" (*), können Sie in den Monitoreinstellungen das "Wiedervorlageerinnerungstool" aktivieren. Es erinnert Sie zur gegebenen Zeit, dass in anderen Projekten als in dem, in dem Sie gerade arbeiten, aktuelle Wiedervorlagen anliegen. Sie können dann gegebenenfalls in das entsprechende Projekt wechseln und die Wiedervorlagen abarbeiten.

(*) "Durch die Lappen gehen" ist eine häufig eingesetzte Redewendung, die sich auf "Tücher", umgangssprachlich "Lappen",  bezieht und eine Verbindung zur früheren Jagd herstellt. Die Menschen haben, wenn sie Wild gejagd hatten, mit verschiedenfarbigen Tüchern (Lappen) das Wild eingekesselt. Dieses war selten in der Lage, an den Tüchern vorbeizukommen, nur wenige Tiere wagten es und diese gingen dann "durch die Lappen".