WINcontact nutzt für den nativen Datenimport aus MS Excel den Microsoft OLE-DB - Treiber, der seit Windows XP standardmäßig als Teil des Betriebssystems vorinstalliert ist. Das "Problem" dieses Treibers ist, dass er selbständig anhand der in den Spalten vorhandenen Daten deren Typ festlegt. Er richtet sich dabei nach dem prozentualen Anteil der Datentypen innerhalb der ersten x Zeilen einer Spalte. Diese Vorgehensweise ist sehr fehleranfällig und sollte durch einen einheitlichen Datentyp innerhalb einer Spalte auf jeden Fall vermieden werden, da es andernfalls zu Datenverlust während des Importes kommen kann.
Da MS Excel in der Lage ist, für individuelle Zellen auch einen individuellen Datentyp festzulegen, kann es sogar vorkommen, dass Zellen, die Zahlen enthalten, in ein und derselben Spalte einmal vom Datentyp numerisch und zum anderen vom Datentyp alphanumerisch (Zeichenkette) sind. Leider ist dieser Unterschied in vielen Fällen für den Betrachter nicht ohne Weiteres erkennbar. Erst beim Datenimport wird dieser Unterschied deutlich, nämlich immer dann, wenn aufgrund des unterschiedlichen Datentyps innerhalb einer Spalte nur jeweils die Werte des einen Typs importiert werden und die anderen nicht. Besonders bei Telefonnummern, Postleitzahlen und Spalten mit Datumsangaben sollte darauf unbedingt geachtet werden.
Um alle Werte einer Spalte in dasselbe Datenformat zu bringen, empfiehlt sich folgende, für alle Datentypen geeignete Vorgehensweise (Beispiel für Office 2007):
1. Spalte markieren (Spaltenheader drücken, immer nur eine Spalte durchgängig markieren)
2. Menüpunkt DATEN; Funktion "Text in Spalten" auswählen und Wizard starten
3. Wizard bis zu Schritt 3 durchklicken - hier als Datenformat "Text" auswählen
4. Wizard fertigstellen und zurück zu Schritt 1 bis alle Spalten bearbeitet sind
5. Excel-Tabelle speichern und Datenimport nach WINcontact durchführen
Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass dadurch auch führende Nullen (z. B. bei PLZ und Telefonnummern) erhalten bleiben.
Einzelspalte markieren
Wizard für "Text in Spalten" starten ...
und jetzt "Text" für Datenformat der Spalten auswählen!
Anschließend kann die nächste Spalte bearbeitet oder die Excel-Tabelle gespeichert werden.
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